Assistant / Assistante de direction - H/F

  • 31150 Lespinasse
  • Mise à jour le 15-08-2019

Sous la direction du directeur opérationnel et directeur général :

. Accueil physique et téléphonique des visiteurs

 

. Préparation et suivi des offres commerciales :

  • Veille commerciale sur les appels d’offres publiés dans les éditions officielles (voie dématérialisée)
  • Alerte + relance sur les appels d’offres en-cours à son équipe et sa direction
  • Elaboration de la documentation administrative de réponse à l’appel d’offre (dossier marché public et privé) dans le respect des délais et modes de réponses
  • Suivi des retours clients et mise à jour du suivi du tableau de suivi commercial
  • Suivi des affaires obtenues : établissement des dossiers chantiers suivant les procédures du groupe, Suivi Ordre de service, facturation, DGD
  • Tenue à jour du serveur

 

. Gestion de voyages de l’entité (billets d’avions, train, locations de voitures, hôtels…)

 

. Organisation des séminaires, Codirs, soirées commerciales, événements

 

. Collecte et saisie des pointages du personnel opérationnel et intérimaires (suivant le planning d’activités) :

  • Demande et suivi des contrats intérimaires
  • Gestion des délais de carence
  • Vérification de la facturation
  • Demande d’avoir si problème de facture et suivi

 

. Suivi de la sous-traitance :

  • Etablissement des contrats et avenants de sous-traitance de prestations
  • Collecte des documents administratifs des sous-traitants (vérification)
  • Etablissement des courriers et correspondances dans le cadre de l’exécution des contrats

 

. Etablissement, envoi, réception des courriers de l’entité opérationnelle

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Localisation
31150 Lespinasse
Type de contrat
Intérim
Durée du contrat
8 mois
Durée de travail
Plein temps
Entreprise
EXPERTIS
Années d'expériences
2 - 5 ans
Salaire brut annuel
Selon profil